Para cadastrar um novo evento, realize os passos a seguir:
1. Preencher a capa do evento
1.1. Acesse o Inteegra;
| ⚠️ Importante! Se a sua empresa utiliza o Portal Travel Hub, você deve acessar o Inteegra diretamente pelo Portal, clicando no ícone Sistema de Eventos. |
1.2. Clique no menu principal e em Eventos > Registro de evento;
1.3. Clique no botão Novo;
| ✅ Dica! Você pode duplicar um evento para agilizar o preenchimento da capa do evento. Veja mais informações em Como duplicar um evento. |
1.4. Preencha os dados da sua empresa:
- Cliente: preenchido automaticamente com o nome da sua empresa;
- Centro de Custo: selecione um ou mais centros de custo para este evento;
- Conta Contábil: selecione a conta contábil para este evento, se necessário;
- Solicitantes: selecione as pessoas que estarão responsáveis por este evento na sua empresa;
- Controle 1 (PO), 2 e 3 : informe o número de ordem de compra ou outros números de controle interno da sua empresa, quando necessário;
| ⚠️ Importante! Além dos campos mencionados acima, é possível que sua empresa possua campos personalizados, que devem ser preenchidos conforme a orientação e processo definido pela sua empresa. |
1.5. Selecione os serviços que serão necessários para este evento. Após selecionados, eles são destacados na cor verde:
1.6. Clique sobre a mensagem para anexar arquivos como malha aérea, homelist, documentação técnica, etc. As informações do briefing devem preferencialmente serem inseridas no campo Observação Agência:
1.7. Preencha os dados do evento:
- Nome evento: insira o nome do evento;
- Tipo de evento: selecione o tipo de evento desejado. Caso não encontre a opção desejada, utilize a opção "Diversos";
- Formato evento: defina se é um evento presencial, virtual ou híbrido;
- Prazo de Envio de Proposta: indique a data limite para a Copastur enviar a proposta para aprovação;
- Hora limite para envio da Proposta: indique o horário limite para o envio da proposta ao cliente, se necessário. Não é um campo obrigatório;
- Data/Hora Início/Fim: indique a data e horário da realização do evento;
- Qtd participantes: digite a quantidade de participantes do evento;
- Moeda Budget: selecione a moeda referência para o budget. Esta é uma informação opcional ;
- Budget: insira o valor do budget para o evento para auxiliar. Esta é uma informação opcional;
- Nacional/Internacional: indique se é um evento nacional ou internacional;
- Descrição do Evento: insira uma descrição para o evento;
- Observação Agência: preencha com o briefing do evento;
- Data de Cadastro: preenchida automaticamente no momento do cadastro do evento;
- Status: preenchido automaticamente conforme a etapa atual do evento.
1.8. Clique em Adicionar Localização para informar o local do evento (informar pelo menos o País, UF e Cidade) e insira observações da localização, se necessário;
| ✅ Dica! Quando você adicionar mais de uma localização, informe nas observações se é um evento que ocorrerá em várias localidades de forma simultânea ou se você pretende analisar uma proposta para cada localidade. |
1.9. Volte para o topo da página e clique no botão Salvar.
| ⚠️ Importante! Nesse momento o status do evento é "Aberto", o "ID do Evento" é gerado e apresentado na parte superior da tela. |
2. Notificar consultor da Copastur
Após clicar em Salvar, automaticamente você será direcionado a página do Briefing do Evento (que não precisa ser preenchida). Neste momento, clique em Notificar Consultor Sobre a Abertura do Evento.
A partir desta notificação, o consultor responsável vai realizar os orçamentos com os fornecedores e enviar a proposta para a sua aprovação. Veja mais informações em Como aprovar ou reprovar uma proposta.
| ⚠️ Importante! Após notificar o consultor da Copastur, não é possível alterar os dados do evento. Caso seja necessário alterar alguma informação, entre em contato com o consultor responsável para solicitar a alteração. |
Veja também:
Como alterar as informações de um evento
Como aprovar ou reprovar uma proposta